傳統的檔案管理方法有諸多弊端,如檔案管理工作流程繁瑣低效、整理時間冗長;檔案存放次序極易被打亂;檔案核查、查閱耗時長;檔案的安全保障能力偏弱;檔案信息化程度低;檔案盤點效率很低等。
針對以上問題,我司自主研發了一套完整科學的RFID智能檔案管理系統,最大程度的為用戶解決檔案管理的痛點問題。該系統可實現檔案實時盤點、定位、查詢、快捷上下架等,讓每份檔案可電子化,系統化管理,保障檔案信息完整性、可追溯性、實現檔案全生命周期流程管理。該系統可廣泛應用于智慧檔案館/檔案室建設,包括公共檔案館、各級政府部門檔案室、企事業單位檔案室等。從而實現“智慧檔案”突破性進展,有力推動檔案信息化管理進程。
RFID智能檔案管理系統的功能:檔案錄入、檔案查詢、檔案借還、檔案盤存、檔案上下架、安全監測、檔案報表等功能。
l 檔案錄入系統實現檔案的編目,檔案的分類,以及電子標簽轉換功能。
l 檔案查詢系統支持檔案檢索,檔案定位功能。按照檔案的不同類型進行檢索,檢索后的檔案顯示檔案的位置信息。
l 檔案借還系統實現檔案的借閱審批,檔案的機密程度不同,檔案的審批人員不同。臨近借閱期限,系統自動彈出歸還提醒,并提醒檔案管理員需歸還的檔案信息,同時發出短信催還。
l 檔案盤存系統實現檔案的實時盤存功能,管理員在后臺點擊盤存按鈕,系統自動盤存,并提供盤存報表。
l 檔案上下架系統實現檔案的上下架和檔案的出入庫管理。檔案上、下架無感知。檔案出、入庫有管理。
l 檔案安全監控系統結合RFID安全門禁設備,未經授權檔案私自移出檔案室,系統自動報警提示。
l 檔案報表系統提供檔案的各種報表數據,檔案借閱數據,檔案盤存數據,檔案位置數據,檔案生命周期數據可追溯,可統計,可分析。實現智慧檔案大腦。
RFID智能檔案管理系統集成了RFID智能密集架,RFID智能文件柜,館員工作站,智能盤點車,RFID安全門禁,手持式盤點終端,電子標簽等硬件設備,配合后臺系統管理軟件,可以高效,準確,安全的對檔案庫房進行智能管理。
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