在檔案資料管理中，以RFID射頻標簽作為數據儲存載體并粘貼在檔案盒上，在RFID芯片中儲存該檔案資料的基本情況和領用歸還記錄，合理利用RFID檔案密集架、RFID館員工作站、RFID門禁系統、RFID盤點車、RFID手持終端等，與后臺數據庫管理信息系統相配合，能夠實現檔案的實時定位、盤點、借閱、歸還、查找等相關工作過程的數字化、信息化管理。
RFID密集架檔案識別系統基于超高頻RFID技術，在現有密集架的架體內布置RFID識別天線、紅外在位檢測系統以及指示燈光功能。粘有電子標簽的檔案袋（盒）的取或放，都可觸發每個倉位位置的紅外對射，系統根據觸碰紅外的信號變化，啟動RFID天線識別，在極短的時間內可識別當前取或放的檔案袋（盒）電子標簽的信息，通過與后臺數據對比，進而獲知該檔案袋（盒）的全部信息。因此，對于注冊后的任何檔案袋（盒），管理員可以存放在任意密集架架內的任意層的任意倉位（或從任意倉位位置取出），系統都可以快速有效識別，并保存該位置信息（或標注不在位），從而做到真正實現檔案管理的無序存放有序管理。
根據架內RFID識別天線，能夠實現全自動盤點、高效快速取放、查找、在位實時監控等自動化功能，無論是在固定列觸摸顯示屏或是在管理計算機系統上面都能夠實現系統上的“實時監控感知、實時監控可查、全自動盤點、24小時在位監測”，同時與更多信息化軟件的對接，可以實現檔案文件的即時數字化管理模式。
通過智能密集架顯示屏，可實現以下功能：
①快速查找功能：在固定列顯示屏操作界面輸入檔案檢索條件，系統通過天線掃描所在位置檔案電子標簽，快速獲得所查詢檔案的位置信息，速度最快1秒鐘即可獲得位置信息。
②實現檔案一鍵式盤點、上架功能，無需管理員在密集架內繁瑣苦力上下掃描操作；盤點、上下架時可選擇該團體所有密集架、也可以選擇列、組、層進行盤點；此功能方便管理員現場進行盤點和上下架、糾錯等工作。只有上下架權限的管理員才能在固定列系統登錄進行上下架操作。
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