在檔案資料管理中，以RFID射頻標(biāo)簽作為數(shù)據(jù)儲(chǔ)存載體并粘貼在檔案盒上，在RFID芯片中儲(chǔ)存該檔案資料的基本情況和領(lǐng)用歸還記錄，合理利用RFID檔案密集架、RFID館員工作站、RFID門禁系統(tǒng)、RFID盤點(diǎn)車、RFID手持終端等，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理信息系統(tǒng)相配合，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)定位、盤點(diǎn)、借閱、歸還、查找等相關(guān)工作過程的數(shù)字化、信息化管理。
RFID密集架檔案識(shí)別系統(tǒng)基于超高頻RFID技術(shù)，在現(xiàn)有密集架的架體內(nèi)布置RFID識(shí)別天線、紅外在位檢測系統(tǒng)以及指示燈光功能。粘有電子標(biāo)簽的檔案袋（盒）的取或放，都可觸發(fā)每個(gè)倉位位置的紅外對(duì)射，系統(tǒng)根據(jù)觸碰紅外的信號(hào)變化，啟動(dòng)RFID天線識(shí)別，在極短的時(shí)間內(nèi)可識(shí)別當(dāng)前取或放的檔案袋（盒）電子標(biāo)簽的信息，通過與后臺(tái)數(shù)據(jù)對(duì)比，進(jìn)而獲知該檔案袋（盒）的全部信息。因此，對(duì)于注冊(cè)后的任何檔案袋（盒），管理員可以存放在任意密集架架內(nèi)的任意層的任意倉位（或從任意倉位位置取出），系統(tǒng)都可以快速有效識(shí)別，并保存該位置信息（或標(biāo)注不在位），從而做到真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的無序存放有序管理。
根據(jù)架內(nèi)RFID識(shí)別天線，能夠?qū)崿F(xiàn)全自動(dòng)盤點(diǎn)、高效快速取放、查找、在位實(shí)時(shí)監(jiān)控等自動(dòng)化功能，無論是在固定列觸摸顯示屏或是在管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上面都能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)上的“實(shí)時(shí)監(jiān)控感知、實(shí)時(shí)監(jiān)控可查、全自動(dòng)盤點(diǎn)、24小時(shí)在位監(jiān)測”，同時(shí)與更多信息化軟件的對(duì)接，可以實(shí)現(xiàn)檔案文件的即時(shí)數(shù)字化管理模式。
通過智能密集架顯示屏，可實(shí)現(xiàn)以下功能：
①快速查找功能：在固定列顯示屏操作界面輸入檔案檢索條件，系統(tǒng)通過天線掃描所在位置檔案電子標(biāo)簽，快速獲得所查詢檔案的位置信息，速度最快1秒鐘即可獲得位置信息。
②實(shí)現(xiàn)檔案一鍵式盤點(diǎn)、上架功能，無需管理員在密集架內(nèi)繁瑣苦力上下掃描操作；盤點(diǎn)、上下架時(shí)可選擇該團(tuán)體所有密集架、也可以選擇列、組、層進(jìn)行盤點(diǎn)；此功能方便管理員現(xiàn)場進(jìn)行盤點(diǎn)和上下架、糾錯(cuò)等工作。只有上下架權(quán)限的管理員才能在固定列系統(tǒng)登錄進(jìn)行上下架操作。
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